Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się skorzystać z usług biura rachunkowego, zamiast prowadzić księgowość we własnym zakresie. Podmiotów świadczących tego typu usługi działa na rynku sporo, jednak warto współpracować z tymi, które wykonują swoją pracę w sposób profesjonalny. Jakie są cechy dobrego biura rachunkowego? Na co warto zwrócić uwagę przy jego wyborze?

Prowadzenie księgowości – jak powinno wyglądać?

Wydaje się, że w prowadzeniu księgowości przez podmiot zewnętrzny nie ma nic skomplikowanego, jednak klienci biur rachunkowych często uskarżają się na współpracę, która przebiega w nieodpowiedni sposób. Jak więc powinno wyglądać prowadzenie rachunkowości? Otóż dobre biuro rachunkowe działa według jasno przyjętych zasad, co pozwala zachować porządek. Ten natomiast w kwestiach finansowych oraz podatkowych jest bardzo istotny, chociażby po to, aby dotrzymywać obowiązujących terminów. Wszelkie zasady współpracy powinny być ustalone w umowie, jaka łączy biuro rachunkowe i przedsiębiorcę. Musimy być świadomi, do kiedy dostarczać dokumentację księgową oraz jakie dodatkowe koszty będziemy ponosić w konkretnych przypadkach. Bez tych informacji trudno o dobrą współpracę, natomiast łatwo o powstawanie kolejnych konfliktów. Co istotne, rachunkowość firmy powinna prowadzić jedna osoba. Oczywiście, może mieć ona pomoc w postaci asystenta, który zajmuje się na przykład archiwizacją. Niemniej jednak przedsiębiorcy wymagają, aby jeden pracownik był odpowiedzialny za ich dokumentację, księgowania oraz rozliczenia podatkowe. Dzięki temu o wiele łatwiej wyjaśnić pewne kwestie niezrozumiałe, a także doradzić przedsiębiorcy w konkretnych sprawach.

Profesjonalizm i fachowość

Dobre biuro rachunkowe, co do zasady, nie oferuje bardzo dużej ilości usług. Najczęściej pracownicy skupiają się na prowadzeniu księgowości, spraw kadrowo-płacowych oraz doradztwie podatkowym, jeśli tylko posiadają odpowiednie uprawnienia. Czasami specjaliści organizują też szkolenia, jednak mają one charakter wyłącznie tematyczny. Dlaczego warto na to zwrócić uwagę? Na rynku pojawiają się obecnie podmioty, które świadczą różnego typu usługi, często niezwiązane z finansami. Czasami są to tłumaczenia, innym razem możemy napotkać nawet usługi porządkowe. W praktyce oznacza to, że biuro nie ma wąskiej specjalizacji, a więc najprawdopodobniej jego właściciel nie jest wykwalifikowanym księgowym. Oczywiście, biuro rachunkowe może świadczyć na przykład usługi z zakresu doradztwa finansowego, jednak w takim przypadku powinno współpracować z doświadczonym specjalistą. Dzięki temu mamy pewność, że powierzamy nasze sprawy w dobre ręce.

Wysoka czy niska cena?

Właściciele firm starają się na różne sposoby szukać oszczędności, między innymi ograniczając wydatki na prowadzenie księgowości. Chętnie wybierają więc podmioty, które oferują stosunkowo niskie ceny. Niemniej jednak zastanówmy się, czy w parze z niskimi kosztami idzie wysoka jakość świadczonych usług? Otóż najczęściej nie – biura rachunkowe, które proponują klientom nadzwyczajne ceny, zwykle naliczają dodatkowe opłaty za niemal każdą usługę. Przykładowo, sporządzenie deklaracji podatkowej zawarte jest w cenie usługi, podczas gdy niektóre biura pobierają za to dodatkową opłatę. Oczywiście, jeśli klient jest o tym informowany i zgadza się na takie warunki, to nie ma większego problemu (choć może on pojawić się w kontekście kalkulowania kosztów). Zazwyczaj jednak przedsiębiorcy nie są świadomi tego, jakie finalnie koszty przyjdzie im ponieść. Dobre biura rachunkowe nie oferują cen dumpingowych, zdając sobie sprawę, że profesjonalizm i wiedza kosztują. Jednocześnie nie proponują też klientowi ceny, która znacznie wykracza poza realia rynkowe. Bardzo istotny jest również fakt, że dobre biura rachunkowe stosują uczciwe zasady rozliczania się z klientami.

Pomoc i kontakt w każdej sytuacji

Na rynku działa coraz więcej biur rachunkowych, które oferują możliwość kontaktu o każdej porze, także w weekendy. Niemniej jednak przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że żaden podmiot nie pracuje przez całą dobę. W praktyce najczęściej kontakt z ekspertami jest mocno ograniczony. Inaczej jest w przypadku, gdy właściciel biura rachunkowego jasno określa godziny otwarcia. Zazwyczaj są to godziny biznesowe, a więc od 7-8 do 16. Dzięki temu wiemy, że w tygodniu możemy bez problemu skontaktować się z pracownikami i zadać im pytania, dostarczyć dokumentację bądź zebrać ważne dla nas informacje. Oczywiście, w nagłych przypadkach pracownicy biura rachunkowego najczęściej służą nam pomocą także poza standardowymi godzinami pracy. Mowa na przykład o kontroli skarbowej czy pilnym przygotowaniu dokumentacji dla innych organów państwowych. Pamiętajmy jednak, że są to przypadki stosunkowo rzadkie. Ważne natomiast, aby móc otrzymać pomoc nie tylko w kontakcie osobistym, lecz również mailowo czy telefonicznie. Wiele spraw wymaga jedynie krótkiej konsultacji, a zastosowanie narzędzi zdalnych pozwala zaoszczędzić sporo czasu na dojazdy do biura.